GmbH online gründen: wer es wirklich kann

Seit dem 1. August 2022 kannst du eine GmbH oder UG gründen, ohne irgendwohin zu fahren. Der Notartermin läuft per Video, du unterschreibst elektronisch, und die Gesellschaft wird eingetragen.

Was dabei selten jemand klar sagt: wer das überhaupt darf. Viele Gründerinnen und Gründer starten den Prozess, kommen zur Identifizierung und stellen dort fest, dass sie nicht weiterkommen — meistens wegen des Ausweises, den sie besitzen.

Deshalb hier zuerst die Voraussetzungen, bevor du dich darauf festlegst.

Was online geht

Rechtsgrundlage sind die §§ 16a–16e BeurkG zusammen mit § 2 Abs. 3 GmbHG.

Bargründungen einer GmbH oder UG sind seit August 2022 möglich. 2023 kam der Anwendungsbereich hinzu für bestimmte Sachgründungen und für einstimmige Gesellschafterbeschlüsse zur Satzungsänderung — Kapitalerhöhungen eingeschlossen.

Auch Unterschriftsbeglaubigungen für Registeranmeldungen sind per Video möglich (§ 40a BeurkG), seit DiREG unabhängig von der Rechtsform (§ 12 Abs. 1 S. 2 HGB). Ohne das würdest du dir die Fahrt zur Gründung sparen und sie für die Anmeldung wieder auf dich nehmen.

Was weiterhin Präsenz verlangt: die Übertragung bestehender GmbH-Anteile und alles mit strengeren Formvorschriften — etwa wenn Grundstücke oder bestehende GmbH-Anteile in die Gesellschaft eingebracht werden.

Die zweistufige Identifizierung — und wo sie scheitert

Du identifizierst dich zweimal, in dieser Reihenfolge, und beide Schritte lesen den Chip in deinem Ausweisdokument aus.

Schritt eins: die eID. Die Identitätsdaten des Chips werden mit dem Smartphone und einer PIN ausgelesen. Zugelassen sind der deutsche Personalausweis, der elektronische Aufenthaltstitel, die EU-eID-Karte sowie vergleichbare europäische elektronische Identifizierungsmittel des Sicherheitsniveaus „hoch" nach eIDAS.

Schritt zwei: das Lichtbild. In einem eigenen technischen Verfahren wird das Foto aus dem Chip gelesen und mit deinem Gesicht vor der Kamera abgeglichen.

An diesem zweiten Schritt scheitern die meisten. Das Lichtbild lässt sich nur aus deutschen Personalausweisen auslesen, die seit dem 2. August 2021 ausgestellt wurden, sowie aus Reisepässen, elektronischen Aufenthaltstiteln und europäischen Ausweisdokumenten. Ist dein Personalausweis älter, funktioniert die eID unter Umständen — das Auslesen des Fotos nicht.

Die praktische Lösung in diesem Fall: der Reisepass, der sich unabhängig vom Ausstellungsdatum auslesen lässt. Wer weder einen Personalausweis nach August 2021 noch einen Reisepass hat, für den ist der Online-Weg zu.

Für wen es damit ausscheidet

Drittstaatsangehörige ohne deutschen elektronischen Aufenthaltstitel. Hat der Ausweis deines Landes keine eID-Funktion auf eIDAS-Niveau „hoch" — und das trifft auf die meisten Länder außerhalb der EU zu — kannst du dich nicht identifizieren, so kooperativ dein Notar auch sein mag.

Alle mit einem deutschen Personalausweis von vor August 2021 und ohne Reisepass.

Alle ohne Smartphone, das den Chip lesen kann. Ausgelesen wird per NFC, das Gerät braucht diese Hardware also — und die offizielle App.

Eine Person, die nicht kann, kippt den Termin nicht

Das ist der nützlichste Punkt in diesem Artikel, und fast niemand schreibt ihn auf.

Der gemischte Termin ist ausdrücklich zulässig (§ 16e BeurkG). Ein Teil der Beteiligten erscheint beim Notar im Büro, der andere schaltet sich per Video dazu — in einem einzigen Termin.

Ein Gesellschafter, dessen Pass sich nicht auslesen lässt oder dessen Ausweis aus einem Drittstaat keine anerkannte eID hat, zwingt also nicht alle anderen in einen Raum. Er erscheint persönlich, alle übrigen schalten sich von dort zu, wo sie gerade sind.

Eine Folge fürs Verfahren: Beim gemischten Termin erstellt der Notar neben der elektronischen Niederschrift eine Papierniederschrift, die von den Anwesenden unterschrieben wird.

Bei international besetzten Gesellschafterkreisen ist das meist der Unterschied zwischen einer anreisenden Person und vier.

Was du am Termin brauchst

• Laptop oder Rechner mit Kamera und Mikrofon — rund 480p und 6 Mbit/s genügen
• Ein Smartphone mit NFC und der offiziellen Notar-App. Der Chip wird kontaktlos ausgelesen, das Gerät braucht die Hardware also zwingend. Eine offizielle Liste kompatibler Geräte gibt es auf ausweisapp.bund.de
• Dein Ausweisdokument und die PIN für dessen eID-Funktion
• Eine stabile Internetverbindung

Im Portal der Bundesnotarkammer registrierst du dich vorher, nicht erst am Termintag.

Nur ein System ist zugelassen

Der Termin läuft über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer (§ 16a Abs. 1 BeurkG). Notare dürfen weder Zoom noch Teams noch sonst etwas verwenden. Eine „digitale Gründung", die über einen gewöhnlichen Videocall angeboten wird, ist deshalb keine Online-Beurkundung.

Dein Notar kann den Online-Weg auch nicht einfach ablehnen, weil er lieber anders arbeitet — eine Ablehnung ist nur zulässig, wenn er seine Amtspflichten sonst nicht erfüllen könnte (§ 16a Abs. 2 BeurkG).

Unterlagen und Entwürfe laufen über dasselbe System. Unterschrieben wird mit qualifizierter elektronischer Signatur, die die Plattform bereitstellt; der Notar beglaubigt sie anschließend.

Was es kostet

Die gesetzlichen Notargebühren sind dieselben wie beim Präsenztermin. Gespart werden Fahrt und Zeit, nicht Geld. Was die Gebühren je Rechtsform tatsächlich ausmachen, steht in UG vs. GmbH; deine konkrete Gründung rechnet dir der Kostenrechner durch.

Für das Videoverfahren kommt eine kleine Auslagenpauschale dazu: 25 € je Online-Aufzeichnung und 8 € je Online-Beglaubigung. Bei einer Gründung fällt in der Regel beides an, also rund 33 € obendrauf. Werden mehrere elektronische Signaturen in einem Vermerk beglaubigt, fallen die 8 € einmal an und nicht je Unterschrift.

Du kannst deinen Notar wählen — über den Sitz

Welcher Notar bei einer Videobeurkundung zuständig ist, richtet sich nach dem Satzungssitz der zu gründenden Gesellschaft (§ 10a Abs. 3 BNotO). Das klingt einschränkend und ist es meistens nicht, weil du den Sitz selbst festlegst.

Er muss weder dem Wohnort von jemandem entsprechen noch dem Ort, an dem das Geschäft läuft. Ein Gesellschafter in Köln kann vor einem Notar in Aachen eine Gesellschaft gründen, die eine Geschäftsadresse in Düsseldorf und einen Geschäftsführer in Bonn hat — solange der Satzungssitz Aachen ist.

Wenn du also einen bestimmten Notar willst, ist der Satzungssitz der Hebel. Das klärst du besser vorher als hinterher.

Wann du doch hinfahren solltest

Ist deine Gründung kompliziert, fahr hin. Das Videoverfahren funktioniert gut für eine unkomplizierte Gesellschaft, bei der alle Beteiligten passende Dokumente haben. Es nimmt dir die Anreise ab, nicht die Komplexität.

Und erwarte nicht, dass es dramatisch schneller geht. Das Tempo bestimmen die Terminlage beim Notar und das Registergericht — beides ändert sich nicht dadurch, dass du nicht gefahren bist. Nach der Eintragung zählt ohnehin ein anderer Kalender: deine ersten zwölf Monate zeigt, was eine junge Gesellschaft wirklich einreichen muss und wann.

Bevor du startest

Prüf drei Dinge je beteiligter Person, und du weißt in zehn Minuten, wer per Video dazukann und wer nicht.

Wie Delegro dich unterstützt

• Gründung von UG und GmbH, mit koordiniertem Notartermin — online, wenn alle Beteiligten die Voraussetzungen erfüllen, sonst in Präsenz oder gemischt
• Eine Dokumentenprüfung für jeden Gesellschafter, bevor der Termin gebucht wird, damit niemand das Problem erst am Termintag entdeckt
• Die Einreichungen nach der Eintragung, zu den Fristen, an denen sie wirklich fällig sind

Bereit loszulegen?

Rechne deine Gründung im Kostenrechner durch, oder mach das Rechtsform-Quiz, wenn die Rechtsform noch offen ist.

Quellen: § 2 Abs. 3 GmbHG; §§ 16a–16e, 40a BeurkG; §§ 10a, 69b, 78p BNotO; § 12 HGB; eIDAS-Verordnung Art. 6 und Anhang II; Bundesnotarkammer; Hinweise der IHK Karlsruhe und der IHK Potsdam. Stand: August 2026.