Das erste Jahr: was eine neue deutsche Gesellschaft wirklich einreichen muss

Gründungsratgeber hören beim Eintrag ins Handelsregister auf. Dort ist das Gründungshonorar verdient — also endet dort die Beratung.

Dabei fangen die Pflichten mit dem Registereintrag erst an. Hier steht, was eine neue GmbH oder UG im ersten Jahr tatsächlich zu erledigen hat: was es kostet, wann es fällig ist und was du realistisch selbst machen kannst. Wenn du zwischen den beiden Rechtsformen noch schwankst, lies zuerst UG oder GmbH.

Was du vor 2027 wissen solltest

Seit 2021 dürfen neu gegründete Unternehmen ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen vierteljährlich abgeben statt monatlich. Davor galt für jede Neugründung: zwei Jahre lang monatlich.

Diese Aussetzung läuft am 31. Dezember 2026 aus. Ob sie verlängert wird, ist derzeit offen. Falls nicht, gilt für Gründungen ab 2027 in den ersten beiden Kalenderjahren wieder die monatliche Abgabe — zwölf Meldungen im Jahr statt vier, direkt aus dem Stand.

Wer zwischen einer Gründung in diesem und im nächsten Jahr schwankt, sollte das einrechnen. Es lohnt sich, den aktuellen Stand kurz vor der Entscheidung zu prüfen.

Der erste Monat

Die steuerliche Erfassung (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Wird über Elster übermittelt und ist innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit fällig (§ 138 AO). Daraus entsteht die Steuernummer — üblicherweise vier bis sechs Wochen später.

Der Fragebogen ist wichtiger, als er aussieht. Die geschätzten Umsätze und die geschätzte Umsatzsteuer entscheiden darüber, ob du monatlich oder vierteljährlich voranmeldest, ob du von der Voranmeldung ganz befreit wirst und welche Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen das Finanzamt festsetzt. Eine unbedachte Schätzung wird später zum Liquiditätsproblem.

Wenn deine Umsätze überschaubar bleiben, stellt sich hier auch die Frage nach der Kleinunternehmerregelung — und anders als in den meisten Ratgebern gilt: auch eine GmbH oder UG kann sie nutzen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Wird zusammen mit dem Fragebogen beantragt oder später über den Elster-Zugang der Steuerkanzlei. In der Regel etwa eine Woche, nachdem die Steuernummer existiert.

Praktisch relevant: Anders als die Steuernummer ändert sich die USt-IdNr. nicht, wenn ein anderes Finanzamt zuständig wird. Nach einem Sitzwechsel kannst du wochenlang auf eine neue Steuernummer warten, während die USt-IdNr. unverändert weiterläuft.

Die Gewerbeanmeldung. Anmeldung bei der Gemeinde, je nach Ort etwa 15–65 €.

Die Eröffnungsbilanz. Aufzustellen auf den Tag der Gründung (§ 242 HGB) und elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln (§ 5b EStG).

Bei einer einfachen Bargründung ist sie inhaltlich fast trivial — Stammkapital auf der einen, Bankguthaben auf der anderen Seite. Was sich unterscheidet, ist, wer sie erstellt.

In der Praxis läuft sie bei der Einrichtung mit der Steuerkanzlei mit, statt als eigene Rechnung aufzutauchen. Separat berechnet ist sie ein kleiner Posten. Über Elster kannst du sie auch selbst einreichen, kostenlos.

Der eigentliche Punkt: Die Eröffnungsbilanz ist nicht der teure Teil des ersten Jahres. Sie ist das erste Anzeichen einer Frage, die du ohnehin beantworten musst — ob du die Buchhaltung selbst machst, und wenn nicht, wer sie macht.

Das Transparenzregister. Die wirtschaftlich Berechtigten sind zu melden. Die Eintragung selbst ist kostenlos, es fällt eine kleine Jahresgebühr an. Gewerbliche Anbieter verlangen rund 99 € zzgl. USt. dafür, die Meldung für dich zu übernehmen — das sollte man wissen, bevor man zahlt.

Laufend, ab dem ersten Monat

Buchführung — doppelt, ohne Ausnahme. Eine GmbH oder UG ist Kaufmann kraft Rechtsform (§ 238 HGB). Es gibt keine Kleinunternehmer-Erleichterung und keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, egal wie klein der Umsatz ist. Doppelte Buchführung ab der ersten Buchung.

Das überrascht vor allem Gründerinnen und Gründer, die vorher ein Kleingewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit hatten, wo die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gereicht hat.

Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Nach der aktuellen Regelung vierteljährlich für Neugründungen, fällig bis zum 10. des Monats nach Quartalsende. Eine Dauerfristverlängerung (§ 46 UStDV) verschafft dir einen Monat mehr, wenn du sie beantragst.

Ab dem zweiten Jahr richtet sich der Rhythmus nach der tatsächlichen Umsatzsteuer des Vorjahres (§ 18 Abs. 2 UStG):

Beide Grenzen wurden zum 1. Januar 2025 angehoben — die Monatsgrenze von 7.500 € auf 9.000 € durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV, die Befreiungsgrenze von 1.000 € auf 2.000 € durch das Wachstumschancengesetz. Ratgeber, die vor 2025 geschrieben wurden, nennen noch die alten Zahlen.

Entscheidend ist die Steuer, nicht der Umsatz: 9.000 € Umsatzsteuer entsprechen bei 19 % rund 47.000 € steuerpflichtigem Umsatz, vor Vorsteuer. Wo das Finanzamt von der Voranmeldung befreit, bleibt nur die Jahreserklärung.

Lohnabrechnung, sobald jemand angestellt ist — auch du selbst. Wer als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer ein Gehalt bezieht, ist lohnsteuerlich Arbeitnehmer. Dazu gehören eine Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit, monatliche Lohnsteueranmeldungen und monatliche Meldungen an die Sozialversicherung. Mit dieser Pflicht fangen die meisten zu spät an.

Später im Jahr

Der IHK-Beitrag kommt — schon im ersten Jahr. Das erwischt fast alle. Die Existenzgründer-Befreiung von den IHK-Beiträgen für die ersten zwei Jahre gilt nur für natürliche Personen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Eine GmbH oder UG ist immer eingetragen und fällt deshalb nie darunter.

Der Mindestbeitrag für eingetragene Gesellschaften liegt bei etwa 150 € im Jahr, je nach Kammer, und beginnt im Jahr der Eintragung.

Der erste Jahresabschluss, aufzustellen nach Ende des ersten Geschäftsjahres. Kleine Gesellschaften haben dafür bis zu sechs Monate nach dem Stichtag Zeit (§ 264 Abs. 1 HGB).

Danach muss er offengelegt werden — und hier liegen viele aktuelle Ratgeber schlicht falsch.

Seit dem DiRUG zum 1. August 2022 gehen Jahresabschlüsse für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2021 beginnen, an das Unternehmensregister und nicht mehr an den Bundesanzeiger. Eine Einreichung beim Bundesanzeiger hat keine rechtliche Wirkung mehr. Viele Anleitungen im Netz, auch von gewerblichen Anbietern, nennen weiterhin den Bundesanzeiger.

Die Frist beträgt zwölf Monate nach dem Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB) — ein Abschluss zum 31. Dezember 2025 ist also bis zum 31. Dezember 2026 offenzulegen. Eine Verlängerung gibt es nicht. Wer die Frist versäumt, zahlt ein Ordnungsgeld von 2.500 € bis 25.000 € (§ 335 HGB), und die Zahlung erledigt die Pflicht nicht: Das Verfahren endet erst mit der Offenlegung.

Für kleine Gesellschaften wichtig: Eine Kleinstkapitalgesellschaft darf ihre Bilanz hinterlegen, statt sie offenzulegen (§ 326 Abs. 2 HGB). Eine hinterlegte Bilanz ist nicht frei einsehbar — sie wird nur auf gesonderten, kostenpflichtigen Antrag herausgegeben. Die meisten neu gegründeten UGs und kleinen GmbHs erfüllen die Voraussetzungen, und den wenigsten ist klar, dass ihre Zahlen nicht öffentlich sein müssen. Einreichen muss aber jede Kapitalgesellschaft etwas; eine Größe, ab der die Pflicht entfällt, gibt es nicht.

Steuererklärungen. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Selbst erstellt ist die Frist der 31. Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO). Mit einer Steuerkanzlei und gültiger Vollmacht verlängert sie sich automatisch — ohne Antrag — auf den letzten Tag des Februars des übernächsten Jahres (§ 149 Abs. 3 AO). Für den Veranlagungszeitraum 2025 heißt das: 31. Juli 2026 selbst erstellt, mit Kanzlei der 1. März 2027, weil der 28. auf einen Sonntag fällt.

Wichtig, weil viele aktuelle Ratgeber hier falsch liegen: Die verlängerten Corona-Fristen galten für die Veranlagungszeiträume 2020 bis 2024. Ab 2025 gelten wieder die normalen Fristen — zum ersten Mal seit fünf Jahren. Wer sich an Texten aus dieser Zeit orientiert, hat weniger Zeit, als dort steht.

Was das realistisch kostet

Das erste Jahr bringt zwei Arten von Kosten mit sich, und sie verhalten sich völlig unterschiedlich.

Amtliche Gebühren sind gesetzlich festgelegt und niedrig:

Niemand kann dafür mehr oder weniger verlangen, als das Gesetz vorsieht — deshalb lohnt es sich, sie genau zu kennen. Das Gleiche gilt für die einmaligen Gründungskosten davor: Notar- und Registergebühren sind ebenfalls gesetzlich festgelegt, und du kannst deine im Kostenrechner durchrechnen.

Die eigentliche Variable ist die Buchhaltung. Eine GmbH oder UG braucht doppelte Buchführung, einen Jahresabschluss sowie Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärungen — jedes Jahr, unabhängig vom Umsatz. Was das kostet, hängt vom Belegvolumen ab, davon, ob du Angestellte hast, wie viel du selbst vorbereitest und ob nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) oder zu einem Festpreis abgerechnet wird.

Die Spanne am Markt ist groß — ein paar hundert Euro im Monat sind für eine kleine Gesellschaft üblich, und mit dem Volumen steigt es. Wer dir eine einzelne Zahl nennt, ohne nach deinem Belegvolumen zu fragen, rät.

Planen solltest du weniger mit einer Zahl als mit der Struktur: Das ist eine monatliche Belastung ab dem ersten Monat, keine jährliche, die sich aufschieben lässt. Und Rückstand ist der teure Fehler — ein Jahr doppelte Buchführung im Nachhinein zu rekonstruieren kostet deutlich mehr, als sie laufend zu führen, und die Offenlegungsfrist verschiebt sich nicht.

Eröffnungsbilanz und steuerliche Erfassung laufen üblicherweise in der Einrichtung mit, statt als eigene Rechnungen zu kommen.

Was du wirklich selbst machen kannst

Realistisch: der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, die Gewerbeanmeldung, die Meldung ans Transparenzregister und eine einfache Eröffnungsbilanz über Elster, solange noch keine Kanzlei mandatiert ist.

Mit Disziplin machbar: die Umsatzsteuer-Voranmeldungen, wenn du wenige Belege hast und Fristen zuverlässig einhältst.

Selten sinnvoll: die Lohnabrechnung, sobald jemand ein Gehalt bezieht — allein die Sozialversicherungsmeldungen verzeihen nichts. Und der Jahresabschluss, wo die Kosten eines Fehlers höher liegen als die Ersparnis.

Quellen: §§ 238, 242, 264, 325, 326, 335 HGB; §§ 138, 149 AO; § 5b EStG; §§ 18, 19 UStG; § 46 UStDV; IHKG. Stand: August 2026.