E-Rechnung in Deutschland: was Gründerinnen und Gründer tun müssen und wann

Stand: 24. Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Wenn du anderen Unternehmen in Deutschland Rechnungen stellst, betreffen dich die Regeln zur E-Rechnung, wahrscheinlich früher, als du denkst. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, und ab dem 1. Januar 2028 für fast alle anderen. Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung.

Wirtschaftsverbände haben gefordert, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben. Stand Oktober 2026 hat dazu kein Gesetzgebungsverfahren begonnen, und Berichten vom Juli 2026 zufolge hält die Bundesregierung an den Fristen fest. Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein drittes Schreiben zum Thema veröffentlicht, das Einzelheiten klarstellt, ohne die Termine zu ändern.

Was als E-Rechnung gilt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt: XRechnung (reine XML-Daten) und ZUGFeRD (eine PDF mit eingebetteter XML-Datei), Letzteres ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Zwei Punkte werden oft übersehen. Erstens ist eine einfache PDF, auch per E-Mail verschickt, rechtlich eine „sonstige Rechnung“ und keine E-Rechnung. Zweitens ist bei einer ZUGFeRD-Datei nur der XML-Teil rechtlich maßgeblich. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen in den strukturierten Daten stehen, und wenn PDF und XML voneinander abweichen, gilt die XML.

Welches Format du nutzen solltest. XRechnung ist der Standard für Rechnungen an Behörden, die oft zusätzlich eine Leitweg-ID auf der Rechnung verlangen. ZUGFeRD ist die übliche Wahl für Geschäftskunden, weil die Empfängerin oder der Empfänger eine lesbare PDF bekommt und die Software die XML. Peppol ist kein Format, sondern ein Netzwerk zum Versand von E-Rechnungen, und du kannst eine XRechnung darüber verschicken. Prüfe, welche davon deine Rechnungssoftware unterstützt, bevor du sie brauchst.

Der Zeitplan

Die Regeln gelten für inländische Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B), also wenn beide Seiten Unternehmen mit Sitz in Deutschland sind.

Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und ordnungsgemäß aufbewahren können. Eine Übergangsfrist gab es dafür nicht.
Bis 31. Dezember 2026: Rechnungsaussteller dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie PDF verschicken, sofern die Empfängerin oder der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, müssen E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen bis zu dieser Grenze dürfen mit Zustimmung der Empfängerin oder des Empfängers bis 31. Dezember 2027 weiter Papier oder PDF nutzen. Bestehende EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen mit Zustimmung ebenfalls bis Ende 2027 weiterlaufen, unabhängig vom Umsatz.
Ab 1. Januar 2028: Die Übergangsregeln enden. Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen, außer sie fallen unter eine dauerhafte Ausnahme.

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres, für 2027 also dein Umsatz 2026. Genau 800.000 € fallen noch unter die Übergangsregel.

Wer ausgenommen ist

Einige Ausnahmen sind dauerhaft und enden 2028 nicht:

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.
Privatkunden und ausländische Kunden. Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze, Rechnungen an private Endverbraucher und an Kunden im Ausland fallen also nicht darunter.
Bestimmte steuerfreie Leistungen, zum Beispiel die steuerfreie Vermietung von Grundstücken.

Was du praktisch klären solltest

Empfang. Du brauchst schon heute einen Weg, strukturierte Rechnungen zu empfangen und zu öffnen, und Software, die sie lesen kann. Ein Postfach allein reicht nicht, weil die XML-Datei nicht dafür gedacht ist, von Menschen gelesen zu werden.

Archivierung. Mindestens der strukturierte Teil jeder E-Rechnung muss unverändert, vollständig und lesbar aufbewahrt werden. Nur eine PDF-Kopie einer ZUGFeRD-Rechnung aufzubewahren, genügt dem nicht. Die Aufbewahrung außerhalb eines speziellen Systems ist zulässig, solange die Daten nicht verändert werden können.

Fehler. Das BMF unterscheidet Arten von Fehlern. Eine Rechnung mit einem Geschäftsregel-Fehler, etwa einer fehlenden Pflichtangabe, bleibt in der Regel eine E-Rechnung, sollte aber berichtigt werden. Eine Rechnung, die die Formatanforderungen überhaupt nicht erfüllt, ist rechtlich nur eine sonstige Rechnung.

Folgen. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ist es keine Ordnungswidrigkeit, statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Probleme kann es trotzdem geben, zum Beispiel beim Vorsteuerabzug deiner Kundin oder deines Kunden, also nimm es nicht auf die leichte Schulter.

Das Schreiben vom 15. Oktober 2026. Es führt kein neues Format ein. Es ergänzt Klarstellungen, unter anderem Erleichterungen für Anzahlungs- und Schlussrechnungen, Bauleistungen, Bruttopreisrechnungen und das Massengeschäft.

Wenn du jetzt gründest

Eine neue Gesellschaft muss ab ihrem ersten Tag E-Rechnungen empfangen können und muss sie spätestens ab 2028 ausstellen. Die Grenze von 800.000 € schaut auf das vorangegangene Kalenderjahr, und die Quellen, die ich gefunden habe, geben keine offizielle Antwort für eine Gesellschaft ohne volles Vorjahr, etwa eine, die 2026 oder später gegründet wird. Fachleute sind sich uneinig, ob und wie ein kurzes erstes Jahr hochgerechnet wird.

Du kannst die Frage umgehen. Eine E-Rechnung auszustellen ist immer erlaubt, und die Zustimmung der Empfängerin oder des Empfängers ist nicht nötig. Eine neue Gesellschaft, die ab ihrer ersten Rechnung XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien erstellt, ist also abgesichert, egal wie die Frage beantwortet wird, und muss 2027 oder 2028 nie umstellen. Das ist ein guter Grund, von Anfang an Rechnungs- und Buchhaltungssoftware zu wählen, die diese Formate erzeugt.

Wenn du jetzt eine Gesellschaft gründen willst, übernimmt Delegro den Gründungsprozess für dich. Du erledigst die Schritte online, und der Notar führt die Gründung durch und prüft die Identitäten. Starte deine Gründung mit Delegro.

Quellen: Bundesministerium der Finanzen (BMF), Schreiben vom 15. Oktober 2025 und vom 15. Oktober 2026 zur verpflichtenden E-Rechnung, sowie BMF-FAQ (März 2026); § 27 Abs. 38 UStG und §§ 33, 34a UStDV, wie in den folgenden Quellen zitiert; IHK Darmstadt, „E-Rechnung (B2B) seit 2025“; IHK München, „Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)“; Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), „Elektronische Rechnung“; Grant Thornton Deutschland, „Mandatory e-invoicing from 2027“; Ecovis KSO, Hinweise zum BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025; Sage, „E-Rechnung 2026: BMF-Klarstellungen“; ubs-tax.de und pandotax.de, Zusammenfassungen des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026; industrie-fachwissen.de, zur Verschiebungsdebatte (Stand 22. August 2026).